ووفق معطيات تم استقاؤها من عين المكان، فإن وزارة القصور الملكية والتشريفات والأوسمة قامت بتوجيه دعوات خاصة لأسماء منتقاة بعناية، حيث توصل المدعوون بجوازات “باس” تحمل أسماءهم وأرقاما تعريفية خاصة، تعتبر شرطا أساسيا لدخول فضاء الحفل. ويُطلب من كل مدعو الإدلاء بجوازه عند الوصول إلى مكان الاستقبال، وفي حالة الاعتذار عن الحضور، يشترط إرجاع الجواز للجهات المختصة عبر رقم هاتفي خصص لهذا الغرض.
وتفرض الوزارة المعنية إجراءات تنظيمية دقيقة، من أبرزها منع اصطحاب الهواتف المحمولة، وذلك حفاظاً على الطابع الرسمي والخاص للحفل. كما تم تحديد معايير دقيقة للهندام، حيث يُطلب من الضيوف الأجانب من الرجال ارتداء زي تقليدي أو بدلة قاتمة، بينما يُشترط على السيدات ارتداء زي تقليدي أو فستان طويل، بما يتماشى مع الأعراف والبروتوكول الملكي المعمول به في مثل هذه المناسبات الوطنية.
وتجدر الإشارة إلى أن حفل عيد العرش يعد من أهم المناسبات الوطنية التي تحظى باهتمام رسمي وشعبي واسع، حيث يجدد فيها المغاربة ارتباطهم الوثيق بمؤسسة العرش، ويعبرون عن تشبثهم بالثوابت الوطنية في أجواء احتفالية ذات طابع رمزي وتاريخي.